Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen

Sehr geehrte Mandantin, sehr geehrter Mandant,

nach einer Pilotphase seit dem 01.01.2022 erfolgt nun zum 01.01.2023 der endgültige Start des digitalen Verfahrens zur Erstellung und Weiterleitung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Seit dem 01. Januar 2022 sind Vertragsärzte gesetzlich verpflichtet, die AU an die Krankenkassen elektronisch zu übermitteln. Ist die elektronische Übertragung aus technischen Gründen nicht möglich, wird die AU als so genanntes Ersatzverfahren weiter in Papierform ausgestellt.

Problemfälle und damit keine eAU-Übermittlung:

-Privat versicherte geringfügig Beschäftigte

-Privat Krankenversicherte

-Privatärzte und vergleichbare Ärzte im Ausland

-Reha-Einrichtungen

-Kinder der gesetzlich Krankenversicherten (Kind krank)

Durch das elektronische Meldeverfahren entfällt für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer ab 01.01.2023 die Pflicht zur Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Den Wegfall dieser Vorlagepflicht regelt der neue Abs. 1a Satz 1 EntgFG.

Arbeitnehmer müssen sich zwar weiterhin unverzüglich bei ihrem Arbeitgeber arbeitsunfähig melden, den Nachweis darüber ruft der Arbeitgeber bzw. die lohnabrechnende Stelle aber dann über sein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm ab.

Damit lösen die Ärzte den Versicherten in der Meldepflicht an die Krankenkassen ab. Die Bescheinigung für den Patienten wird aber weiterhin auf Papier ausgedruckt.

Arbeitgeber müssen berechtigt sein eAU-Daten abzurufen. Dazu muss für den angefragten Zeitraum ein Beschäftigungsverhältnis mit dem erkrankten Arbeitnehmer vorliegen. Der Arbeitnehmer muss seinem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer bereits gemeldet haben.

Bisher war der Arbeitnehmer für die Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verantwortlich. Er musste die Bescheinigung als Nachweis für die Arbeitsunfähigkeit seinem Arbeitgeber und seiner gesetzlichen Krankenkasse vorlegen.

Problematik:

Kam er dieser Pflicht nicht nach, konnte sich der Arbeitgeber auf sein Leistungsverweigerungsrecht berufen und die Entgeltzahlung einstellen.

Der Arbeitgeber durfte dann davon ausgehen, dass der Arbeitnehmer unentschuldigt fehlt. Dabei berechtigt ein unentschuldigtes Fehlen zum Ausspruch von Abmahnungen, das bei mehrfachen Pflichtverstößen notfalls auch zu einer Kündigung führen kann.

Bisher rechtlich ungeklärt ist die Frage, ob der Arbeitgeber im Fall technischer Schwierigkeiten beim Abruf der eAU die Lohnfortzahlung verweigern darf. Es ist davon auszugehen, dass der Arbeitnehmer auch in Zukunft das Übermittlungsrisiko trägt und daher bei technischen Schwierigkeiten die Arbeitsunfähigkeit auf andere Weise rechtzeitig nachzuweisen hat. Andernfalls wird der Arbeitgeber die Lohnfortzahlung wohl verweigern dürfen.

Sinnvoll ist ein Abruf der eAU bei der Krankenkasse erst, wenn der Arbeitnehmer nach seiner Krankmeldung auch verpflichtet ist, eine ärztliche Bestätigung vorzulegen.

Arbeitgeber, welche keine Entgeltabrechnungssoftware einsetzen, können auch mit sv-net Meldungen zur Sozialversicherung auf dem vorgeschriebenen elektronischen Weg verschlüsselt übermitteln.

Allerdings: Der Weg über sv-net wird ein sehr aufwendiger Weg sein!

Die EEL-Meldungen der Krankenkassen bezüglich der Problematik der Erst- und Folgebescheinigungen können so gut wie nicht mehr angezweifelt werden!

Umso wichtiger wird es für den Arbeitgeber, den Arbeitnehmer zu verpflichten, eine sogenannte Gesundschreibung beizubringen!

Bezieht der Arbeitnehmer Kranken-, Verletzten- oder Übergangsgeld von einem Sozialversicherungsträger, ist ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitszeiten grundsätzlich nicht erforderlich, weil kein Entgeltfortzahlungsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber mehr besteht.

Was ist also für Arbeitgeber ab Januar 2023 zu tun?

Bitte achten Sie darauf, dass der Arbeitnehmer Ihnen den Beginn und die voraussichtliche Dauer der Erkrankung mitteilt. Diese Info geben Sie bitte zeitnah Ihrem Lohnsachbearbeiter weiter, damit dieser den elektronischen Abruf tätigen kann. Da die Rückmeldung der Krankenkasse bis zu 14 Tagen dauern kann, müssen die Krankzeiten einige Tage vor der Lohnabrechnung vorliegen. Bitte teilen Sie Ihrem Lohnsachbearbeiter auch mit, ab wann die Mitarbeiter eine AU vorlegen müssen.

Außerdem haben Sie bei allen geringfügig und kurzfristig Beschäftigten die gesetzliche Krankenkasse mitzuteilen, da diese Arbeitnehmertypen grundsätzlich bei der Knappschaft gemeldet sind, der Abruf allerdings bei der eigentlichen Krankenkasse getätigt werden muss.

Bitte denken Sie daran:

Wenn Sie die Krankzeiten erst mit dem Lohnlauf mitteilen, dann kann nicht mehr rechtzeitig der elektronische Abruf getätigt werden, anrechenbare Krankzeiten können nicht mehr ermittelt werden und der Arbeitnehmer erhält dann eventuell zu viel Gehalt, da er sich bereits nicht mehr in der Lohnfortzahlung befindet! Bei kurzfristigen Erkrankungen (bis zu 6 Wochen) kann der Erstattungsantrag auch im nächsten Monat erstellt werden.

Aber denken Sie bitte daran: Wenn wir von Ihnen keine Info über die Erkrankung des Mitarbeiters erhalten, kann auch kein Antrag auf Kostenerstattung bei der zuständigen Krankenkasse gestellt werden!

Für weitere Auskünfte sprechen Sie bitte Ihren Lohnsachbearbeiter an!

Ihre Steuerkanzlei

Heffe & Markert